Организация работы с документами в бухгалтерии

Организация работы с документами в бухгалтерии

АКАДЕМИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ

РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

Факультет менеджмента

Кафедра информационных технологий управления

САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА

по курсу “Делопроизводство”

на тему:

Бухгалтерская документация в процессе управления

|Студент |Н.Г.Микульская |

|Наименование учебной группы |ЭУП-1 |

|Руководитель |В.Ф.Быченков |

Минск, 2000

СОДЕРЖАНИЕ

|1. ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………... |…….|

| |3 |

|2. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В БУХГАЛТЕРИИ…………………………… |…….|

| |4 |

| 2.1. Виды используемых в бухгалтерии документов…………………. |…….|

| |5 |

| 2.2. Организация работы с документами в бухгалтерии……………… |…….|

| |8 |

|3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………… |…..|

| |.11|

| ЛИТЕРАТУРА…………………………………………………………….. |…..|

| |.12|

| ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………………… |…..|

| |.13|

1 Введение

В условиях развития рыночных отношений и создания широкой сети

негосударственных структур, существенно меняется роль такого традиционного

для всех учреждений, организаций и предприятий структурного подразделения,

как бухгалтерия. Вместо простого учетного органа бухгалтерия становится

одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы и

влияющих на развитие ее хозяйственной деятельности.

Учетная политика фирмы, грамотный анализ финансово-хозяйственной

деятельности, взаимодействие с налоговыми службами – это принципиальные,

ключевые моменты в работе любой негосударственной структуры, обладающей

полной самостоятельностью и выживающей в условиях острой конкурентной

борьбы.

Значимость данного структурного подразделения требует постоянного

совершенствования организации и деятельности бухгалтерии, улучшения ее

кадрового состава, внедрения прогрессивных информационных технологий

обработки экономической информации.

Важным направлением улучшения работы любой бухгалтерии является

совершенствование организации и ведение делопроизводства в этом

подразделении. Многочисленные виды документов (финансовых, расчетно-

денежных, первичных учетных, отчетно-статистических, организационно-

распорядительных) – “продукт” труда работников бухгалтерии, отражающий

жизнеспособность фирмы и перспективы ее дальнейшего существования.

Основным литературным источником при написании этой работы являлась

книга Андреевой В.И. “Делопроизводство в бухгалтерии”, содержащая

малоизвестные работникам коммерческих структур общие требования к

оформлению служебных документов.

2 Делопроизводство в бухгалтерии

В бухгалтерии, как и в сфере управления в целом, все работают с

документами как носителями информации. Документ является объектом и

результатом труда в сфере управления.

ГОСТ определяет документ как “материальный объект с информацией,

закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и

пространстве”. Из определения документа видно, что главное назначение

документа, причина его появления – необходимость зафиксировать информацию.

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение

и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное

использование, возращение к информации во времени. Документ, регистрируя

явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-

либо. Таким образом, документ может выполнять несколько функций.

Особое место среди документов бухгалтерии занимает организационно-

распорядительная документация, обеспечивающая как организацию работы

бухгалтерии (положения о бухгалтерии, должностные инструкции сотрудникам

бухгалтерии), так и нормативно-правовую основу многих финансовых и расчетно-

денежных операций (приказы и распоряжения, акты ревизий, докладные и

объяснительные записки и д.р.).

Правильное составление и оформление этих документов в соответствии с

действующими нормативами – одна из обязанностей работников в бухгалтерии.

Другой существенной стороной ведения делопроизводства бухгалтерии является

систематизация и хранение всех образующихся здесь документов, необходимых

впоследствии не только для анализа финансово-хозяйственной деятельности

фирмы, но и для предъявления этих документов при аудиторской проверке, а

также для сдачи на хранение в установленном порядке в ведомственные и

государственные архивы.

2.1 Виды используемых в бухгалтерии документов

Организационные документы представлены уставами, положениями в том

числе положением о бухгалтерии, должностными инструкции на работников

этого структурного подразделения, инструкциями и правилами.

Положения – нормативные акты, имеющий сводный кодификационный характер

и определяющие порядок образование, структуру, компетенцию, обязанности и

организацию работы системных органов государства. Например, Положение о

бухгалтерском учете и отчетности в Республике Беларусь или Положение о

документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Положения утверждаются в установленном порядке.

Инструкция – “правовой акт, издаваемый органом государственного

управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления

правил, регулирующих организационное, научно-техническое, финансовые и иные

специальные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц и

граждан”.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определение порядка

применения законодательных актов и распорядительных документов. Например:

”Инструкция по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих

на предприятиях, организациях”, “Инструкция о порядке заполнения

бухгалтерского отчета предприятия”.

К распорядительным документам относят постановления, решения, приказы,

распоряжения, указания. Бухгалтерия, как правило, получает для сведения

копии распорядительных документов по основной деятельности и обязательно

копии приказов по личному составу, по которым начисляется заработанная

плата.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного

документа, применяемого в практике управления. Приказ издается по вопросам

создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей;

утверждение положений, правил и т.п.

По средством приказа руководитель ставит основные задачи перед

работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ

обязателен для всех работников данной организации или отрасли. Например:

“Приказ по личному составу”. Его копия обязательно передается в

бухгалтерию.

Протокол. Работникам бухгалтерии, входящим в состав различных

комиссий, не редко приходится оформлять протоколы заседаний. Протокол можно

определить как документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие

решений или как документ с записью всего происходящего на собрании.

Протокол ведется, как правило, во время заседания. Оформляется протокол по

форме общего бланка на чистом листе бумаги. Полностью подготовленный

протокол подписывается председателем и секретарем. Потом он формируется в

дело вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания.

Наиболее часто работникам бухгалтерии приходится составлять акты.

Акт – документ составленный несколькими лицами и подтверждающий

установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются

комиссиями. Работники бухгалтерии входят во многие комиссии, особенно

связанные с учетом или списанием материальных ценностей. Поводы для

составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество

разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий); акт приема-

передачи (при смене руководства, материальных ценностей; акт приема

объектов и т.п.

Акт независимо от разновидности составляется по единой схеме.

Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих

документов различного содержания, которые служат средством общения с

учреждениями, организациями и частными лицами, сообщения чего-нибудь,

уведомления о чем-нибудь. Служебные письма применяются для решения

многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой

деятельности, отсюда вытекает разнообразие вида писем: запросы,

уведомления, приглашения, претензии, изменения, замечания, требования и

т.п.

Служебные письма занимают до 80% входящие и исходящей документации

учреждения в целом и часто используется в деятельности бухгалтерии.

Сопроводительное письмо - часто составляемый документ, который

информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов.

Составление сопроводительных писем допустимо лишь в том случае, если

необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам:

указать срок исполнения, объяснить причину задержки и т.д.

Также могут составляться письмо-приглашение, информационное письмо,

рекламное письмо, письмо-извещение, гарантийное письмо и т.п.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного

учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшей место

явлении или факте, о выполнении работы.

2.2 Организация работы с документами в бухгалтерии

Бухгалтерия, как структурное подразделение, выполняет специфические

функции ведения бухгалтерского учета. В небольших организациях эту работу

может выполнять один человек – бухгалтер. Однако во всех случаях функция

бухгалтерского учета является одной из функций управленческой деятельности.

Бухгалтерия в своей работе с документами руководствуется Инструкцией

по делопроизводству в данной организации и номенклатурой дел в бухгалтерии.

Так как бухгалтерия – это структурное подразделение учреждения,

организации или предприятия, документы бухгалтерии являются частью

документального фонда организации в целом и включены в общий

документооборот.

Под документооборотом понимается “движение документов в организации с

момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки”. В

Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете указано,

что “Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется

графиком”.

Вся документация бухгалтерии делится на три документальных потока:

* Входящие (поступающие) документы;

* Исходящие (отправляемые) документы;

* Внутренние документы.

Бухгалтерские документы поступают в общем потоке документов,

адресуемых учреждению. Они получаются и обрабатываются экспедицией или

специально выделенным работником. При получении документов, после проверки

правильности их доставки, конверты вскрываются и проверяется правильность

вложения и его ценность, т.е. наличие всех страниц документа и всех

приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных

страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе факса, так и

их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или

плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на

регистрируемые и нерегистрируемые и подачей нерегистрируемых документов в

отделы. Бухгалтерские документы достаточно специфичны, поэтому они обычно

входят в список документов, не подлежащих централизованной регистрации, и

сразу передаются в бухгалтерию. Кроме того, в бухгалтерию поступает

достаточно большое количество документов от отделов.

Дальнейшая обработка бухгалтерских документов имеет свою специфику и

проходит в бухгалтерии. В соответствии с распределением служебных

обязанностей поступивший документ передаются тому работнику бухгалтерии, за

которым закреплен этот участок работы. Например, финансовая деятельность,

материальная, расчет заработной платы и т.д.

Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, подлежат

обязательной проверке как по форме (полнота и правильность оформления

первичных документов, заполнение реквизитов), так и по содержанию

(законность документируемых операций, логическая увязка отдельных

показателей) [3].

“Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам

совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются мемориальными

ордерами (накопительными ведомостями)” [4] или “содержащиеся в принятых к

учету первичных документах информация, необходимая для отражения в

бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах”

[5].

Порядок записей и формы накопительных учетных документов определены в

инструкциях по бухгалтерскому учету.

Подготовка организационно-распорядительных документов ведется в

бухгалтерии по общим правилам составления и оформления служебных

документов.

Отправка и обработка исходящих документов бухгалтерии производится в

общем потоке документов учреждения через секретаря-референта или канцелярию

(экспедицию).

При отправке проверяется правильность оформления документа:

* Наличие подписи;

* Наличие даты;

* Наличие заголовка;

* Правильность адресования;

* Наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном

комплекте, он возвращается в бухгалтерию для доработки.

3 Заключение

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного

элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы,

обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для

принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и

источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой

работы.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством

соответствующих документов. Таким образом, документация, будучи тесно

связана со всеми формами управленческой деятельности, используется

аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных

на него функций.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным,

предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно

является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном

итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации

документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии,

где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к

отрицательным экономическим последствиям.

ЛИТЕРАТУРА

1. Андреева В.И. Делопроизводство в бухгалтерии. – М., 1994.

2. ГОСТ 16.487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

– М., 1984 с.4 п.37

3. Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях,

состоящих на бюджете. п. 16, с. 11

4. Горбачев Н.Н. Методическое пособие по курсу “Делопроизводство”. Часть I-

II. – М.: Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 1997. –

142 с.

5. Киреанова М.В., Аксенов Ю.М. Документационное обеспечение управления. -

Новосибирск, 1986.