Лекции по делопроизводству

Лекции по делопроизводству

Докладные записки.

-это документ адресованный руководителю или вышестоящему учреждению и

информирующий его о сложившейся ситуации, имевшим место явлении или факте,

о выполненной работе, а так же содержащей выводу и предложение составителя.

Д.З. включает следующие реквизиты:

1. Наименование структурного подразделения

2. Вид документа

3. Дата, номер

4. Место составления или издания

5. Заголовок к тексту

6. Текст

7. Подпись

Д.З. бывают внешние и внутренние.

Внутренние докладную подписывает составитель, внешнею, адресованную выше

стоящей инстанции и оформленной на общем бланке учреждения, подписывает

руководитель учреждения.

ПРИМЕР внутренней докладной записки:

Общий отдел

Генеральному директору

объединения

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Н.К. Иванову

2002. №36

Рязань

О замене пишущих машин

Довожу до вашего сведения, что машинбюро в настоящее время оснащено

пишущими машинами устаревшего образца, многие из которых имеют надёжные

эксплуатационные качества.

Прошу рассмотреть в-с о приобретении шести новых машинок и одного

компьютера с принтером.

Зав. машинбюро

Г.Н. Колбасин

ПРИМЕР внешней докладной записки:

Министерство общего

Генеральному директору

и профессионального

завода …………………………………

образования РФ

…………………………………………

Новосибирское областное

И.И. Петрову

управление народного

образования

Октябрьский отдел

народного образования

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

2002. №15

Новосибирск

О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха

Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке

готовности баз отдыха для детей и определение количества школьников,

которые могут отдохнуть летом 2002 года.

Мною 13 мая сего года бал проведён осмотр жилых помещений базы отдыха

Вашего завода.

Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако, в корпусе №1

необходимо вставить стёкла, корпус №2 нуждается в ремонте.

Зав. района

Н.И. Пирогов

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

-это док-т, поясняющий содержание отдельных положений основного документа

(плана, отчёта, проекта) или объясняющая причины какого-либо события,

факта, поступка.

Объяснительная записка делится на 2-е группы:

1. гр. – это док-ты, чаще всего сопровождающие основной документ и

поясняющие содержание его отдельных положений. Оформляются на общем

бланке учреждений.

2. Гр. – это записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся

ситуаций, поступков и поведений работников.

ПРИМЕР:

Объяснительная записка

Директору центра

«Кадры»

01.11.2002 №21

Н.И. Иванову

О срыве занятий в группе секретарей-референтов

31 октября 2002 года на занятия по делопроизводству пришло только 3

слушателя из состава группы 19 человек

Преподаватель

Г.И. Григорьева

Пр. внешней объяснительной записки – по одному предприятию, имеющему

множество структурных подразделений:

Наименование организации

Производственный отдел

Объяснительная записка

Ген. Директору

объединения

01.11.2002 №14

А.А. Зуеву

Об установке оборудования

Сводный отчёт об установке оборудования для производства аммиака, передан

в выше стоящею организацию согласно договорённости 30.10.2002г.

Начальник отдела

А.Е. Ёлкин

Пр. внешней объяснительной записки, адресованная в выше стоящую

организацию:

Производственное объединение

По добыче железной руды

«Крымчермет»

Шахта «Юзовская»

Объяснительная записка

Ген. Директору

объединения

01.11.2002 №10

К.Е. Матвееву

О нарушении производственной дисциплины

,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,ТЕКСТ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,,,,,,,,,,,,,,,,,,

Горный мастер

В.И. Софроний

ФАКСЫ

- относятся к оперативным средствам связи – максимальная связь. Ф. – это

док-т, полученный с помощью специального аппарата или факса, по телефонным

каналам связи, Ф. является копией передаваемого документа любого вида с

приложением в виде таблиц, схем, чертежей, фотографий. Ф. является

разновидностью переписки между деловыми партнёрами. Оформляется аналогично

деловому письму.

Дополнительными данными факса явл. данные, которые проставляет сам

аппарат – указание (код) отправителя; дата и время передачи; номер

телефакса (аппарата), с которого передата информация; количество страниц.

Отправитель факса должен получить подтверждение о том, что информация

дошла до получателя, в котором указывается код фирмы получателя, №

телефакса получателя, дата и время продолжительности передачи, кол-во

полученных страниц; результат.

Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года, в том числе и факсы

и передаче на архивное хранение не подлежит. Переписка с иностранными

фирмами по наиболее важным вопросам (экспорт, импорт) гарантии хранится 10

лет.

ТЕЛЕГРАММА

- это док-т, передаваемый по каналам связи.

Образец международной телеграммы:

МЕЖДУНАРОДНАЯ ТЕЛЕГРАММА

МАКСИМОВ АТТАШЕ ПО ТОРГОВЛЕ

ПОСОЛЬСТВО РФ В БЛГАРИИ

УЛ.КРАСНОВА 5 СОФИЯ БОЛГАРИЯ

ПРЕДСТАВИТЕЛИ МИНИСТЕРСТВА АНИСИМОВ ЗПТ КАНДРАТЬЕВ ПРИЕДУТ 15 МАРТА 1999

ГОДА В СОФИЮ ДЛЯ ПРВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ

ЗАМ МИНИСТРА ВЭС

100121, Москва, ул. Краснопресненская, 20, МВЭС, 15-23-08/02

10.01.99

Разина 235 41 38

СПРАВКИ

- это док-т содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки

чаще всего составляются о подтверждении работы или оплаты труда

сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника

справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности,

квалификации, времени работы и размера з/п (статья 40 ТКРФ).

Справки подготавливаются на бланке формата А5 имеющем адресные данные

предприятия и трафаретный текст. Справки начинаются с указания в

именительном падеже Ф.И.О. (полностью) лица о котором даются сведения, его

должности, з/п. В правом верхнем углу указывается место предоставления

справки (например: шк. №49; ТЭУ №3). На справке должна обязательно стоять

дата подписания. Если ведётся учёт выдачи справок по журналу, ставят

порядковый номер справки рядом с датой. Справки составляются в 1 экз. Одним

из вариантов справки явл-ся справка по запросу руководства содержащая

информацию по производственной тематике, такие справки могут быть

внутренними и внешними. Справки для руководства не выходящие за пределы

предприятия составляет и подписывает составитель (составитель). Внешние

справки по запросу внешних организаций подписываются руководителем

предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, дату и период

времени к сведениям относящимся к справке. Если справка даётся по

нескольким вопросам, то её текст делят на разделы. Они должны иметь

заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Справки, имеющие цифровые

показатели могут быть оформлены в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в 2-х экз.:

1. адресату

2. подшивается в дело

При наличии в справке сведений финансового хар-ра, она подписывается

руководителем, гл. бухгалтером и заверяется печатью. Во всех внешних

справках печать обязательна.

Пример внешней справки:

Наименование предприятия

Место предоставления

справки

Адрес предприятия

Тел.

Факс

СПРАВКА

00.00.00 №

Леонтьева Оксана Анатольевна работает экономистом отдела маркетинга в АО

«Комета» с окладом 3500 (три тысячи пятьсот) рублей в месяц.

Директор

И.О. Фамилия

Главный бухгалтер

И.О. Фамилия

М.П.

Мишин 243382

ДОГОВОРЫ

Д. – это юр. документ устанавливающий права, обязанности договаривающихся

сторон и ответственность за их выполнение. Договора могут быть заключены

между организациями или организацией и гражданином или гражданами между

собой. Если в договорные отношения вступает организация и гражданин договор

называют трудовым соглашением. Существуют такие договора как: Д. о

поставках, Д. о материальной ответственности, Д. аренды, Д. банковского

счёта и т.п.

Д. считается заключённым, если между сторонами достигнуты соглашения по

всем пунктам.

Реквизиты договора:

1) название док-та: договор

2) дата, номер и место составления

3) заголовок к тексту

4) текст: состоит из вводной части:1-наименование сторон

2-должности и фамилии лиц

подписывающих договор

3-предмет договора

4-изложение порядка рассмотрения

вопросов

5-общая сумма договора

5) Юр. адреса сторон

6) Подписи и печати сторон

Д. составляется в нескольких экземплярах в зависимости от потребностей

участков (чаще всего их бывает 2)

Текст договора разделяют на разделы и подразделы. Каждая часть нумеруется

арабскими цифрами. Часто договоры фин. назначения визируются юрист-

консультом.

КОНТРАКТ

К. представляет собой особую форму срочного трудового договора,

заключённого между предприятием в лице директора и работником. Контракт

устанавливает условия найма организации, оплату труда, взаимные

обязательства, права, ответственность сторон и основания для досрочного

расторжения контракта.

По сравнению с трудовым договором контракт позволяет более чётко и

конкретно сформулировать условия, организацию и оплату труда с учётом

индивидуальной особенности работника.

Контракт может заключиться на время выполнения работы или на определённый

срок. После окончания действия контракта он может перезаключиться на новый

срок или продлеваться.

Содержание контракта:

1. наименование сторон и их реквизиты

2. цель и предмет заключения контракта

3. требования к результатам работы

4. срок действия

5. условия организации труда (правила внутреннего распорядка,

продолжительность отпуска и т.д.)

6. условия оплаты труда (не могут быть ниже min з/п, должен быть

установлен порядок выплаты, требования и др. вопросы, а так же

вознаграждения)

7. обязательства сторон и ответственность за их нарушение.

8. порядок разрешения вопросов(не должен противоречить законодательству)

9. основание и условия для срочного расторжения контракта

10. адреса сторон и подписи

-----------------------

(5 табуляция)

(0 табуляция)

1стр.

2стр.

3стр.

4стр.

Windows98